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新冠肺炎疫情之下,企業檔案工作者的思考和行動

2個月前 206 0

疫情過后,可能會怎樣?大家深呼一口氣,取下口罩,歡呼雀躍,似乎一切都已結束。然而,對于一個檔案人來說,卻總擔心這可能是一個新的開始,一個個風險點的開始。

也許,但不確定,但只要有一絲風險,作為檔案人,我們都要做好準備,做好相關檔案的收集。那么,可能會是什么樣的經營風險呢?

一、合同糾紛問題

本次疫情對各行各業都產生了一些影響,從生產到施工,或多或少都會涉及一些,那么,由此衍生的合同糾紛問題也許會成為重要的風險點。

例如本約定好的施工節點沒完成,甲方追究乙方責任了怎么辦?例如勞動量核算問題,誤工費誰來付誰來陪?例如約定的交房期完不成,客戶索賠怎么辦?例如防疫過程中,物資采購,人員安置費用誰來承擔,甲方還是乙方等等。

二、操作合規問題

在防疫過程中,涉及一定費用支出,那么是否存在操作違規問題呢?物資使用是否有問題呢?防疫工作是否有落實?一切的問號都會在審計、紀檢人的腦海里。疫情過后,相關單位,尤其央企也許會面臨著專項審計檢查工作。

三、記憶維護問題

本次疫情期間,有多少非典時的記憶被翻出。當一張張照片再次呈現在我們的面前時,是否覺得一切還歷歷在目。那這次疫情呢?若干年公司人員換了一大波,誰還會知道曾經我們有過這樣的經歷,有過一起團結抗疫的經歷,有過一邊抗疫一邊抓生產的干勁。這不能用美好來形容但確實相當珍貴的記憶是否得到完整維護?若干年后一旦再發生這樣的疫情, 需要借鑒原有防疫方案時,是否還在呢?

這些風險點,隨著疫情散去,會逐漸浮現出來。那么,如何規避這些風險點,作為檔案人,我們不僅僅要做好“吹哨人”,更要做好本次疫情檔案的保護者、管理者。

一、準確界定歸檔范圍

對于特殊階段特殊事項形成的文件歸什么,這的確是檔案人要認真思考的問題。如何去界定這個歸檔范圍,是檔案部門說了算,還是業務部門說了算?當然都不是。這個時候不能等著哪一個部門來提醒檔案部門要歸檔,相反,檔案部門應當主動作為,主動聯合關聯部門結合工作內容、上級要求、國家要求梳理歸檔范圍。

每個單位的防疫工作情況不一樣,歸檔范圍應當結合公司工作實際去梳理,且要梳理得具體詳細,避免泛泛而談。例如金茂上海將防疫檔案作為一個新增類目去管理,共設十一個二級類目:與疫情相關的上級發文、公司發文、疫情專題會紀要、疫情救助捐贈、疫情物資采購使用、疫情跟蹤統計、疫情綜合治理、疫情宣傳報道以及與疫情相關的聲像材料、實物材料和其他這幾大類目。

二、及時開展交底培訓

確定后的歸檔范圍要及時組織交底培訓,避免過成中的文件沒得到安全保管及重視而引起丟失或破損。培訓時的關聯部門、關聯人員要確保培訓到位。培訓不僅要培訓歸檔范圍,更要明確歸檔時間、歸檔質量等要求,培訓質量要高,后期歸檔工作才會越順利。疫情之下,越是艱難,越要做好交底培訓工作。

三、適時開展過程跟蹤

培訓完畢并不意味著就可以等待歸檔,為了防止過程中文件丟失或者保管不完整,檔案部門可主動作為,聯合關聯統籌部門協同開展過程跟蹤與檢查,根據工作實際查看相關文件形成完不完整、保管齊不齊全。預檢工作越全面、發現問題越早,后面歸檔時就會越順利,所以務必要認真落實過程跟蹤機制。

四、推動規范移交歸檔

待疫情結束或者抗疫工作階段性結束時,檔案部門應第一時間組織開展收集歸檔工作,辦理正式移交手續,對移交的文件要認真全面審核、鑒定,確保歸檔文件齊全、完整、準確、有效。

五、落實專項整理保管

對于疫情檔案這一特殊階段形成的特殊檔案,建議作為一個專題進行整理保管,以件為單位進行整理,并將所有與之相關的檔案集中在一個類目里。保管也要落實統一、集中要求,確保后期查找利用方便。

六、主動開展專項匯編

為精準記錄本專題的特殊事項,檔案部門應當從長遠角度考慮,做好記憶的維護與傳承,整理歸檔后應主動開展專題匯編,及時將疫情期間公司開展的相關事項集中梳理,匯編成專題供后人了解及利用,這不僅僅可以凸顯出檔案的價值,還可以凸顯出檔案人的主動作為。

作為檔案人,我們要想他人之未想,做他人之未做。主動思考未來的風險點,結合目前有利條件提前做好所有關聯檔案的收集、整理與保管,為各項風險點的規避、解決提前奠定重要保障。

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